Когда фото не попадает в отчёт: правила съёмки на мероприятии с 1000+ позиций

Печатные материалы, расходники, кейтеринг, приглашённые люди, обеспечение безопасности – в смете городского ивента всё подряд, и всё требует фотоподтверждения. Вручную такой объём стабильно давал сбои.

Как выглядел процесс пять лет назад
Вся работа держалась на таблицах Google Sheets и терпении команды:

• фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете;
• менеджеры распечатывали более двадцати страниц и вычёркивали позиции на глаз;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную, используя Telegram;
• к завершению проекта накапливалось свыше пяти тысяч фотографий, до половины – дубли одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа часто оставалась пустой.

Пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся информация о площадке хранилась в голове одного человека.
Что сделали для автоматизации
Поверх привычных таблиц выстроили новый контур. Данные из Google Sheets проходят через валидатор, затем попадают в мобильное приложение на площадке, проходят модерацию и собираются в готовый документ DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки находятся название, блок сметы, контакт ответственного лица и при необходимости образец. Снятый кадр мгновенно ложится в структуру сметы, общий чат для разбора фотографий больше не требуется.
Ключевые результаты внедрения

• цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов;
• скорость разбора фотографий выросла в десять раз;
• сборка итогового документа занимает около трёх часов вместо трёхсот двадцати;
• правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате приёмки – позиция, время, место, день.

Детали и этапы внедрения
В материале разобраны и другие стороны проекта:

• почему на одну строку сметы часто требуется два кадра и как эту задачу закрыли, добавив два слота на каждую позицию;
• как две недели работы в полях с участием в монтаже и съёмках вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. После погружения добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления;
• этапы внедрения системы: двухнедельное погружение и выход на стабильный контур за восемь-двенадцать месяцев. Готовое решение сокращает сроки до трёх-четырёх месяцев;
• расчёт показателей было и стало по каждому этапу с итоговой экономией в 576 человекочасов.

Автор
Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в рабочий процесс примерно за один час. Раньше на адаптацию уходили целые недели изучения архивов и работы с распечатками.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/